BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dalam modul
manajemen dijelaskan bahwa koordinasi
didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan
pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
secara efisien. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa
koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti,
yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri. Dan setiap kegiatan
yang terkoordinir tersebut pasti memerlukan perencanaan. Perencanaan dibuat
dengan mempunyai tujuan atau target yang harus dicapai apabila organisasi
maupun perusahaan mencapai sasarannya.
Secara
alamiah tujuan lebih khusus daripada misi, dan bahkan merupakan penjabaran misi
kedalam bentuk yang lebih khusus dan konkrit untuk dapat diukur hasilnya.
Kegiatan organisasi ini dilaksanakan oleh seseorang yang memiliki wewenang dan
kekuasaan sehingga pengaruhnya akan berdampak besar. Namun, karena satu atau
dua hal, seorang yang memiliki wewenang dapat pula mendelegasikan hal tersebut
kepada orang yang dianggap mampu untuk melakukannya.
Tatanan
kewenangan tersebut biasanya digambarkan dalam sebuah struktur organisasi, yang
secara umum dibagi menjadi struktur lini dan struktur staf.
1.2 Tujuan
Tujuan
pembuatan makalah ini adalah :
1. Apakah
Pengertian Koordinasi, pendekatan koordinasi yang efektif ?
2. Apakah
pengertian dari wewenang, kekuasaan, pengaruh ?
3. Apakah
perbedaan dari Organisasi Lini dan Staf ?
4. Apakah
definisi dari delegasi wewenang dan bagaimana pedoman pendelegasian yang
efektif
1.3 Ruang
Lingkup Materi
Ruang
lingkup dari makalah ini adalah hal-hal yang berkaitan dengan koordinasi,
pendekatan koordinasi yang efektif, pengertian wewenang, kekusaan dan pengaruh,
bentuk organisasi lini dan staf, delegasi wewenang, pedoman pendelegasian yang
efektif dan penanggulangan.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian
Koordinasi
Koordinasi
(coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan
kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau
bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
secara efisien. Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian (
penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam
suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi
dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan
tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan
organisasi itu sendiri.
2.1.1
Pedoman Koordinasi
a) Koordinasi
harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiapbagian
bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam
setiapbagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang
punyakebutuhan dan keinginan berbeda.
b) Koordinasi
harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang salingmengisi dan
memberi.
c) Koordinasi
harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung,selalu
terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan
dengankegiatan sebelumnya.
d) Koordinasi
harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud salingmemberikan
informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugasyang satu
dengan tugas yang lain.
2.1.2
Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer
sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar
kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai
rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa
koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti,
sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri. Dengan koordinasi diharapkan
keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang
dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa
tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada
sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat
ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan. Prinsip rentang manajemen
berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif
oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan
erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk
mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif. Terdapat 3 (tiga) macam
saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan
oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
1.
Saling ketergantungan yang menyatu
(pooled interdependence) bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung
satu dengan yang lain dalam melaksanakankegiatan harian tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2.
Saling ketergantungan yang berurutan (sequential
interdependece) di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya
terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3.
Saling ketergantungan timbal balik
(reciprocal interdependence) merupakan hubungan member dan menerima antar
satuan organisasi. Ketiga hubungan salingketergantungan ini dapat digambarkan
seperti terlihat pada diagram berikut ini.
2.2 Pendekatan
Koordinasi Yang Efektif
Pengalaman yang sering terjadi pada usaha koordinasi
dalam suatu organisasi adalah terjadinya perbedaan antar sudut pandang dan cara
yang berbeda dalam mancapai tujuan. Perbedaan ini merupakan awal dari
terjadinya pertentangan. Sebagai usaha untuk menciptakan koordinasi yang
efektif dapat dilakukan usaha pendekatan dengan melihat mekanisme dari
koordinasi. Stoner dalam bukunya, "Management " hal. 246 - 247
mangemukakan paling tidak terdapat empat pendekatan yang dapat dilakukan oleh
manajer untuk mencapai koordinasi yang efektif, yaitu Hierarki manajerial,
komunikasi antarbagian (interdepartemental communicalion ) dan hubungan antar
individu ( Liaison individuals ).
1.
Hirarki Manejerial (Managerial
Hierarchy)
Cara lama yang sering dilakukan
untuk menghentikan konflik adalah dengan menggunakan rantai komando dalam
organisasi (organization’s chain of comman ) apabila beberapa orang pekerja
mempunyai hubungan pekerjaan yang tidak sependapat ( Disagreement ) mereka
menghubungi pimpinannya ( manajer) untuk mengetahui keputusan tentang kebijakan
perusahaan.
2.
Komunikasi Antar Bagian
(Interdepartemental Communication)
Komunikasi antara para manajer
terhadap bagian – bagian yang berbeda
(Lateral) adalah merupakan bentuk integrasi dalam kehidupan suatu
organisasi. Apabila terjadi komunikasi
yang efektif dari para manajer secara horizontal (dalam level yang sama) hal
tersebut merupakan sumbangan utama untuk menciptakan bentuk koordinasi yang
efektif. Komunikasi ini biasanya menyangkut hal yang berada diluar formulasi
kebijaksanaan (lebih bersifat informal). Misalnya manajer bagian penjualan
dapat mengkoordinasikan tujuan bagian penjulan dengan departertemen produksi.
3.
Kepanitiaan ( committee )
Koordinasi antar bagian dapat dijadikan
sebagai landasan dasar dangan membuat bentuk secara formal misalnya dengan
mengadakan pertemuan berkala ( operational meeting ) yang murupakan kepanitiaan
( committee ) dari “panitia opcrasi”. Misalnya suatu point kendala koordinasi
dicatat kemudian diinformasikan kembali oleh bagian yang bersangkutan pada
meeting berikutnya baik penyebab maupun tindak lanjut penyelesaiannya.
Bentuk komite ini terdapat dari :
1) General
Menagement Committee
Yaitu komite yung beranggotakan senior
manajer, seringkali para manajer ini mempunyai sisi pandang yang berbeda
tentang keputusan yang sama. Tugas dari komite ini adalah penetapan tujuan
perusahaan dihubungkan dengan berbagai tujuan organisasi secara keseluruhan dan
pola pengawasan operasi dari kegiatan bagian yang beraneka ragam.
2) Komite yang berhubungan dengan spesial area
(Committee daeling with special area)
Komite ini menggambarkan mekanisme
pekerjaan yang berada pada lower – level executives ( pelaksana tingkat bawah )
dengan ide – ide mereka yang akan dibawa ke tingkat operasional
meetingmanajemen yang lebih tinggi, termasuk ke manajemen puncak.
3) Penghubung individual (Laison Individual)
Tugas utama dari Laison ini adalah
membantu para manajer untuk maningkatkan koordinasi secara lebih efektif.
Mereka menyediakan alat komunikasi antara bagian ( departemen ) dan menjelaskan
aturan yang spesifik dan berperan pada setiap pertemuan (meeting ) operasi
perusahaan. Laison ini biasanya terdiri dari manajer produksi, koordinator
pelanggan ( costomers coordinator ) yaitu merupakan wakil perusahaan dalam pelayanan
pelanggan, serta para manajer proyek.
2.3 Pengertian
Wewenang, Kekuasaan, Pengaruh
A.
Pengertian Wewenang
Wewenang
(authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk
melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektevitas
organisasi. Peranan pokok wewenang dalam fungsi pengorganisasian, wewenang dan
kekuasaan sebagai metoda formal, dimana manajer menggunakannya untuk mencapai
tujuan individu maupun organisasi. Wewenang formal tersebut harus di dukung
juga dengan dasar-dasar kekuasaan dan pengaruh informal. Manajer perlu
menggunakan lebih dari wewenang resminya untuk mendapatkan kerjasama dengan
bawahan mereka, selain juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan,
pengalaman dan kepemimpinan mereka.
Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber
wewenang, yaitu:
1.Teori formal
(pandangan klasik)
Wewenang merupakan
anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan
bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini
menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir,
dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.
2. Teori penerimaan
(acceptance theory of authority)
Wewenang timbul hanya
jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut
dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi
(influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung
pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.
B.
Pengertian Kekuasaan
Kekuasaan
merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara
yang diinginkan. Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang
penting dalam manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi
orang lain, maka mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam
suatu organisasi melibatkan penggunaan kekuasaan. Cara pengendalian unit
organisasi dan individu di dalamnya berkaitan dengan penggunaan kekuasaan.
Kekuasaan manager yang menginginkan peningkatan jumlah penjualan adalah
kemampuan untuk meningkatkan penjualan itu. Kekuasaan melibatkan hubungan
antara dua orang atau lebih. Dikatakan A mempunyai kekuasaan atas B, jika A
dapat menyebabkan B melakukan sesuatu di mana B tidak ada pilihan kecuali
melakukannya. Kekuasaan selalu melibatkan interaksi sosial antar beberapa
pihak, lebih dari satu pihak. Dengan demikian seorang individu atau kelompok
yang terisolasi tidak dapat memiliki kekuasaan karena kekuasaan harus
dilaksanakan atau mempunyai potensi untuk dilaksanakan oleh orang lain atau
kelompok lain.
Kekuasaan
amat erat hubungannya dengan wewenang. Tetapi kedua konsep ini harus dibedakan.
Kekuasaan melibatkan kekuatan dan paksaan, wewenang merupakan bagian dari
kekuasaan yang cakupannya lebih sempit. Wewenang tidak menimbulkan implikasi
kekuatan. Wewenang adalah kekuasaan formal yang dimiliki oleh seseorang karena
posisi yang dipegang dalam organisasi. Jadi seorang bawahan harus mematuhi
perintah manajernya karena posisi manajer tersebut telah memberikan wewenang
untuk memerintah secara sah.
Sebuah
kekuasaan sangat berhubungan erat dengan pengaruh. Bahkan tidak sedikit dari
kita yang menganggap bahwa antara kekuasaan dan pengaruh adalah sama. Sampai
akhirnya beberapa ahli menguraikan keduanya berdasarkan pendapat apakah
kekuasaan dan pengaruh merupakan dua konsep yang berbeda atau salah satu
diantaranya merupakan konsep pokok dan yang lainnya merupakan bentuk khususnya.
Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi
dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi
(position power) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung
pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi
(personal power) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar
para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi
menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa (reward power)
berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk
melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan (Coercive power) berasal
dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dan
sebagainya) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah (legitimate power) Berkembang
dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai
pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi (control of
information power) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain,
ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan (referent power)
didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai
panutan.
6. Kekuasaan ahli (expert power) yaitu keahlian
atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Tanggung jawab dan akuntabilitas
tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang
timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability
yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang
dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang
diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan
diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
C.
Pengertian Pengaruh
Pengaruh (influence) yaitu
transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu
kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul
karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap
juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
Adapun
pengertian pengaruh menurut para ahli adalahsebagai berikut:
i.
Wiryanto
Pengaruh
merupakan tokoh formal mauoun informal di dalam masyarakat, mempunyai ciri
lebih kosmopolitan, inovatif, kompeten, dan aksesibel dibanding pihak yang
dipengaruhi
ii.
M. Suyanto (Amikom Yogyakarta)
Pengaruh
merupakan nilai kualitas suatu iklan melalui media tertentu
iii.
Uwe
Becker
Pengaruh
adalah kemampuan yang terus berkembang yang berbeda dengan kekuasaan tidak
begitu terkait dengan usaha memperjuangkan dan memaksakan kepentingan.
iv.
Norman
Barry
Pengaruh
adalah suatu tipe kekuasaan yang jika seorang yang dipengaruhi agar bertindak
dengan cara tertentu, dapat dikatakan terdorong untuk bertindak demikian,
sekalipun ancaman sanksi yang terbuka tidak merupakan motivasi yang
mendorongnya.
v.
Robert Dahl
A
mempunyai pengaruh atas B sejauh ia dapat menyebabkan B untuk berbuat sesuatu
yang sebenarnya tidak akan B lakukan.
vi.
Sosiologi Pedesaan
Pengaruh
merupakan kekuasaan yang mengakibatkan perubahan perilaku orang lain atau
kelompok lain
vii.
Bertram Johannes Otto Schrieke
Pengaruh
merupakan bentuk dari kekuasaan yang tidak dapat diukur kepastiannya
viii.
Albert
R. Roberts & Gilbert
Pengaruh
adalah wajah kekuasaan yang diperoleh oleh orang ketika mereka tidak memiliki
kewenangan untuk mengambil keputusan
ix.
Jon Miller
Pengaruh
merupakan komoditi berharga dalam dunia politik Indonesia
2.4 Bentuk Organisasi
Lini dan Staf
- Struktur Organisasi Lini
Struktur
organisasi lini adalah bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam
organisasi. Struktur ini menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi
dipegang langsung oleh manajemen puncak atau manajer atas yang di terapkan pada
karyawannya untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer
departemen masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi
departemennya, tetapi tetap dalam komando manajen puncak.
Organisasi
lini didasarkan atas dasar wewenang langsung. Masing-masing manajer bertanggung
jawab untuk mangumpulkan dan memproses informasi yang akan dikeluarkan
departemennya bersama-sama dengan asisten manajer dan bawahan lainnya. Struktur
organisasi lini lebih tepat diterapkan pada organisasi berskala kecil dengan
lingkup dan volume kerja yang terbatas.
Dalam
jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang
tegas antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pimpinan dalam hal ini sangat
dominan dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam
pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah.
Memang
bentuk organisasi semacam ini, khususnya didalam institusi-institusi yang kecil
sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksanaan
keputusan juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi semacam ini kurang
manusiawi, lebih-lebih para pelaksana tugas bawahan hanya dipandang sebagai
robot yang senantiasa siap melaksanakan perintah.
Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya
tujuan-tujuan perusahaan.Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli)
dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan
kepada fungsi lini.
- Struktur Organisasi Staf
Dalam
organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf
pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf
berperan sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena
makin kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak
dapat lagi menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya
para ahli) yang dapat memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah
yang dihadapi.
Meskipun
organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat
lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu
yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.
- Organisasi Lini dan Staf
Organisasi
ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan (line
dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga
diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara
baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat
tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut.
Keuntungan
organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih
baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan
berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf.
Contoh
sederhananya lihat bagan organisasi lini dan staf dibawah ini.
Dalam
kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan
sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh
penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih
dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi
departemen.
Disamping
itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil dan
masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang
yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya).
Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan
dan kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada
sehingga tidak perlu menyusun organisasi baru. Apabila rencana atau kegiatan
tersebut tidak dapat ditangani oleh struktur organisasi yang telah ada biasanya
dibentuk, misalnya panitia tim kerja (kelompok kerja), komisi dan sebagainya.
Pada
organisasi lini dan staff, manajer dalam membuat keputusan dibantu oleh
departemen personalia, departemen hukum dan departemen penelitian beserta
staffnya. Adanya garis koordinasi antara president atau manajer puncak dengan
departemen personalia, hukum dan penelitian menunjukkan bahwa staff ketiga
departemen tersebut diberi wewenang untuk memberi laporan segala sesuatu
tentang organisasi perusahaan kepada manajer puncak.
Pada struktur organisasi lini dan
staff terdapat tipe wewenang, yaitu :
a)
Manajer lini mempunyai wewenang lini.
Manajer lini mempunyai wewenang langsung atas
operasional departemen yang di bawahnya. Mereka mempunyai wewenang untuk
membuat keputusan dan untuk mendorong tindakan.
b)
Staff manajer memiliki wewenang staff.
Mereka
dimaksudkan membantu manajer. Mereka tidak mempunyai wewenang untuk memberikan
perintah atau usaha agar manajer membuat keputusan sesuai dengan keinginannya
yang pasif pada manajer. Semua staff
manajer diberi wewenang fungsional. Mereka mempunyai wewenang untuk membuat
keputusan dalam menjalankan aktivitas khusus dengan personel-personel dari
departemen lainnya. Setelah perencanaan telah dilakukan atau telah selesai
(menjadi rencana) maka selanjutnya harus dilakukan pengorganisasian. Yang
dimaksud pengorganisasian adalah mengatur personel atau staf yang ada didalam
institusi tersebut agar semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana
tersebut dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai.
Dengan kata lain pengorganisasian adalah pengkoordisasian kegiatan-kegiatan
yang akan dilakukan suatu institusi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengorganisasian mencakup beberapa unsur pokok, antara lain :
1. Hal yang
diorganisasikan ada 2 macam, yakni :
a. Pengorganisasian kegiatan ialah pengaturan
berbagai kegiatan yang ada didalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan
yang terpadu untuk mencapai tujuan.
b. Pengorganisasian tenaga pelaksana ialah
mencakup pengaturan hak dan wewenang setiap tenaga pelaksana sehingga setiap
kegiatan mempunyai penanggung jawabnya.
2. Proses
pengorganisasian ialah langkah-langkah yang harus dilakukan sedemikian rupa
sehingga semua kegiatan dan tenaga pelaksana dapat berjalan
sebaik-baiknya.
3. Hasil
pengorganisasian ialah terbentuknya wadah atau sering disebut struktur
organisasi yang merupakan perpaduan antara kegiatan dan tenaga pelaksana.
Dari
uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian ialah suatu proses yang
menghasilkan organisasi (struktur organisasi). Struktur organisasi ialah
visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan (personel) didalam suatu institusi.
2.5 Delegasi Wewenang,
Pedoman Pendelegasian Yang Efektif
Delegasi
adalah tindakan memberikan wewenang dan tanggung jawab formal untuk
menyelesaikan aktivitas spesifik kepada bawahan.
Definisi Delegasi menurut para ahli :
A. Menurut
Ralph C. Davis :
Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu
proses ketika penyerahan wewenang berfungsi melepaskan kedudukan dengan
melaksanakan pertanggung jawaban.
B. Menurut
Louis A. Allen
Pendelegasian adalah proses yang diikuti oleh
seorang manajer dalam pembagian kerja yang ditimpakan padanya, sehingga ia
dapat memperoleh orang-orang lain untuk membantu pekerjaan yang tidak dapat ia
kerjakan.
Sedangkan delegasi
wewenang adalah proses di mana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah
kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada
orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan
yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang
yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan
tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas
kegiatan yang dilimpahkan.
Aalasan-alasan pendelegasian
Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:
1.Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila
mereka menangani setiap tugas sendiri
2.Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
3.Manajer dapat memusatkan tenaganya pada
tugas-tugas prioritas yang lebih penting
4.Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk
belajar dari kesalahan
Delegasi
dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti
secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan
untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya,
pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang
serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk
menyelesaikannya.
Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang
efektif adalah:
- Prinsip Skalar.
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas
yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis
otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui:
a)
kepada siapa dia dapat
mendelegasikanb.siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya,
b)
kepada siapa dia bertanggungjawab,
c)
Dalam proses penyusunan garis otoritas
diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang
diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:
a. gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada
penangung jawabnya,
b.
overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada
lebih dari satu orang,
c.splits,
yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari
satu-satuan organisasi
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command).
Menyatakan setiap orang
dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu
orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus
bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab
kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari
tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari
atasan lain.
3.
Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas. Prinsip-prinsip ini
menyatakan bahwa:
a. Dapat menggunakan sumber dayanya secara
efisien
b. Masing-masing orang dalam organisasi
dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif
c. Akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab
dan wewenang
Ciri – ciri Manajer Gagal mendelegasikan:
a.
Perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan
tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik
melaksanakan tugas.
b.
Ketidakmampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam
membuat perencanaan ke depan.
c.
Ketidakpercayaan kepada bawahan
d.
Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan
keputusan yang luas
Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian
wewenang adalah:
a.
Perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan
resiko.
b.
Bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.
c.
Bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab
tambahan.
d.
Bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang
pembuatan keputusan yang lebih besar.
Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:
a.
Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam
melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
b.
Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.c.meningkatkan
kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu
tertentu.Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan,
maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin
sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya
kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk).
2.6 Penanggulangan Hambatan – Hambatan Delegasi
Agar
proses pendelegasian berjalan dengan efektif diperlukan berbagai cara untuk
mengatasi hambatan – hambatan tersebut diatas. Persyaratan utama untuk
pendelegasi efektif adalah kesediaan manajemen untuk memberikan kepada bawahan
kebebasan yang sesungguhnya untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan
kepadanya. Pengembangan komunikasi antara manajer dan bawahan akan meningkatkan
saling pengertian dan membuat delegasi yang efektif.
Louis
Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan
efektif:
- Tetapkan tujuan;
- Tegaskan tanggung jawab dan wewenang;
- Berikan motivasi kepada bawahan;
- Meminta penyelesaian kerja;
- Berikan latihan;
- Adakan wawasan yang memadai
BAB
III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Koordinasi (coordination) adalah proses
pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi secara efisien. Untuk mencapai efisiensi tersebut, perlu
dipatuhi beberapa pedoman koordinasi yang efektif. Pada dasarnya, koordinasi
dilakukan berdasarkan beberapa ketergantungan kebutuhan.
Koordinasi dalam sebuah organisasi
memiliki keterkaitan dengan wewenang dan pengaruh. Wewenang dapat didefinisikan
sebagai hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan
atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
3.2 Saran
Saran kami sebagai penulis adalah hendaknya
dalam sebuah manajemen setiap pelakunya harus menyelesaikan tugasnya dengan
baik, dengan manajemen yang baik, pasti sgala aktivitas yang berpengaruh
terhdapa manajemen itu, akan berjalan dengan baik pula.
Bagi pembaca, ilmu
tentang manajemen itu sangat penting dalam kehidupan sehari-hari dan dalam
kegiatan instansi mana pun, hendaknya pembaca slalu menambah ilmu mengenai
manajemen.
Daftar
Pustaka
Dr.
T. Handoko,Hani,Manajemen.Edisi kedua .yogyakarta.BPFE.1989
Nanang,
Fattah, Landasan pendidikan Bandung. Rosdakarya.2006
No comments:
Post a Comment